Là quản trị mạng, bạn luôn “vò đầu bứt tóc” vì số lượng giấy in (kéo theo cả mực in) tiêu hao quá nhiều do tình trạng in ấn tuỳ tiện trong đơn vị? Giải pháp giúp giám sát hiệu quả hoạt động in ấn chính là Papercut Print Logger (PPL).
PPL theo dõi và đưa ra báo cáo chi tiết về số lượng giấy đã in, kiểu giấy in, tên tài liệu in, thời gian in, tên máy tính đặt lệnh in... trong mạng nội bộ. Báo cáo sẽ được trình bày chi tiết trên giao diện website, hoặc dưới dạng bảng tính Excel có liệt kê theo ngày, tháng.
Từ đó, bạn có thể đưa ra lời góp ý hoặc nhắc khéo những người “vung tay quá trán”.
Tải xong, bạn nên cài đặt PPL vào máy chủ (server) có gắn máy in. Ngay sau quá trình cài đặt hoàn tất, chương trình sẽ tự động kích hoạt như một dịch vụ của Windows.
Để xem báo cáo, bạn truy xuất theo đường dẫn Start > Programs > Papercut Print Logger > View print logs. Trang web có tiêu đề Papercut Print Log kết hợp với ngày tháng hiện tại sẽ xuất hiện. Bạn nhấn vào nút View dưới thẻ HTML để mở ra bảng thống kê chi tiết bao gồm: Time (thời gian), User (tên người dùng), Pages (số trang), Copies (số trang nhân bản), Printer (tên máy in), Document name (tên tài liệu), Client (tên máy tính đặt lệnh in), Paper size (khổ giấy), Page width (chiều rộng trang), Page height (chiều cao trang), Duplex (số mặt in), Greyscale (chế độ màu), Size (dung lượng tài liệu).
Khi có người khác in ấn trong lúc bạn đang xem, bạn nhấn nút Refresh để cập nhật lại số liệu.
PPL có hỗ trợ xuất báo cáo sang định dạng CSV của Excel nhưng rất khó nhìn. Để khắc phục, trong cửa sổ trình duyệt web, bạn nhấn chuột phải vào một vùng trống bất kỳ, chọn lệnh Select all từ menu ngữ cảnh; tiếp đó mở MS Excel và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán toàn bộ nội dung vào bảng tính. Tại đây, bạn có thể dễ dàng lập công thức để tính tổng lượng giấy đã in ra, chi phí...
Lưu ý:
- Do PPL hoạt động theo kiểu dịch vụ, nên mọi tác động trong Windows thông qua lệnh Print đều được ghi lại.
- Tất cả các file lược sử của PPL được lưu tại thư mục C:\Program Files\PaperCut Print Logger\logs theo ngày.
Theo Vietnamnet
Câu hỏi thường gặp
Papercut Print Logger (PPL) là phần mềm giúp giám sát hiệu quả hoạt động in ấn trong mạng nội bộ. PPL theo dõi và đưa ra báo cáo chi tiết về số lượng giấy đã in, kiểu giấy in, tên tài liệu in, thời gian in, tên máy tính đặt lệnh in,... giúp kiểm soát và hạn chế việc in ấn tuỳ tiện, giảm thiểu lãng phí giấy và mực in.
Sau khi tải xuống Papercut Print Logger, bạn nên cài đặt chương trình vào máy chủ (server) có gắn máy in. Chương trình sẽ tự động chạy dưới dạng dịch vụ Windows sau khi cài đặt hoàn tất.
Bạn truy cập theo đường dẫn Start > Programs > Papercut Print Logger > View print logs. Trang web có tiêu đề Papercut Print Log sẽ xuất hiện, bạn nhấn nút View dưới thẻ HTML để xem bảng thống kê chi tiết về hoạt động in ấn.
Báo cáo PPL bao gồm các thông tin: thời gian (Time), tên người dùng (User), số trang (Pages), số bản in (Copies), tên máy in (Printer), tên tài liệu (Document name), tên máy tính đặt lệnh in (Client), khổ giấy (Paper size), chiều rộng và chiều cao trang (Page width, Page height), số mặt in (Duplex), chế độ màu (Greyscale) và dung lượng tài liệu (Size).
Khi xem báo cáo, bạn nhấn nút Refresh để cập nhật lại số liệu mới nhất nếu có người in ấn trong lúc bạn đang theo dõi.
Dù PPL hỗ trợ xuất ra định dạng CSV theo chuẩn Excel, file này khá khó đọc. Bạn có thể nhấn chuột phải vào vùng trống trong trình duyệt web khi xem báo cáo, chọn 'Select all', sau đó mở Excel và dùng Ctrl+V để dán toàn bộ nội dung vào bảng tính, nhờ đó dễ dàng xử lý và tính toán.
Tất cả file lịch sử của PPL được lưu tại thư mục C:\Program Files\PaperCut Print Logger\logs theo ngày.
PPL hoạt động theo kiểu dịch vụ Windows, mọi thao tác in qua lệnh Print trong Windows đều được PPL ghi lại và theo dõi.